至简科技

协同办公管理

概述
作为组织的运营管理和工作管理平台,对于提升组织的经营绩效、加快自主创新、增强组织核心竞争力发挥着重要作用,帮助组织从机会驱动、业务驱动,转向管理驱动,创新驱动。 至简科技认为,高效的战略执行力体系,要以文化为核心,建立协同业务模式,并着重构建六个方面的能力,包含领导力、创新力、凝聚力、执行力、可视力、整合力,我们称之为“协同六力模型”。
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协同办公管理系统,可把日常业务、事物、协作等信息在企业的各分子公司、部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。从而达到管理高效全面的管理效果。总体目标是:以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企事业关键办公应用为导向,搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制,为本单位建立一个即时有效的信息交流管道,建立高质量、高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段,实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。

办公自动化管理方案构成
公文流转系统+协同工作+公共信息发布+知识管理+个人事务管理
一、制度的规范与执行得不到保障
    诊断:审批周期长,业务停滞,特事特办越来越多,制度流于形式,其管理难点是:
      1. 常常因中间环节的延误,如常常因为管理层的出差,导致工作的停顿
      2. 积攒的工作变成不得不立即处理的紧急事务
      3. 打破常规的特事特办违章处理情况大大增加

二、业务的沟通和协作不顺畅,导致延误,效率下降
    诊断:诊断:部门之间相互推诿扯皮,工作效率下降,组织管理成本上升,其管理难点是:
      1. 企业在涉及到跨部门协作的时候,经常会因为某一个或多个部门的原因而导致工作的延误
      2. 追查的过程中,部门之间大多数情况下是相互推诿,推卸责任

三、对下级的过程监控不到位,信息多级传递失真
    诊断:信息多级传递失真,过程缺乏跟踪和监督,事情的处理结果事与愿违:
      1. 无法做到对下级任务执行过程的全程监控
      2. 无法及时纠正错误并进行催办和督办
      3. 上级交办的任务没有被及时正确的执行功率

四、知识的收集、整理与共享困难,员工的生产效率和技能素质提升缓慢
    诊断:重要有价值资料的丢失,知识查找困难,不易共享学习,降低企业核心竞争能力:
      1. 员工的正常流动对公司来说是很正常的事情,但如果没有统一的知识管理平台,关键岗位员工的流失会给企业造成不可估量的损失
      2. 存在这些员工电脑中和个人文件柜中的大量有价值的客户资料和重要信息会随着他们的离去而丢失

五、时间和计划的管理不到位,员工的执行能力降低,协作信息缺乏透明度
    诊断:工作效率下降,重要事情被疏忽,损失难以弥补:
      1. 员工执行能力欠缺
      2. 协作信息严重缺乏透明度
      3. 时间冲突,全组织的工作效率非常低

六、办公资源管理不妥善,资源利用率低,办公成本高
    诊断:资源闲置浪费,资源使用冲突,企业运营成本过高,这些问题是:
      1. 不能及时、准确提供企业内部现有的资源使用状况
      2. 企业各种资源的调动、使用记录得不到透明化和严格控制;
      3. 资源的利用率底下
      4. 企业固定资产和管理费用的开支很高
      5. 办公成本很高常低
协同办公管理能完成日常的行政办公、审批和管理等工作,同时也是一个应用集成平台和统一的门户,实现多种业务系统的单点登录和业务集成,企业内部各单位、部门、组群、员工之间,包括与外部供应商、外协厂、分销商、客户能超越组织、地理、时空界限,进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理,适合领导决策把控、中层执行和全员办公应用。

一、诊断问题:如何提高市场反应速度?
      对策一:邮件转内部协同
      把邮件等外部信息转化为内部的协同,实现内外信息的快速交互。
      对策二:按业务设流程周期
       对于任务、协作、审批等流程、关键节点进行周期设置,保证快速响应。
      对策三:定制信息收集模板
       把信息搜集和反馈的内容,通过定制表单模板固定化。
二、诊断问题:如何保证订单的准时交付?
      对策一:公告和新闻
       及时的发布和查阅公司的各种新闻、规章制度、通知和活动安排等相关信息。
      对策二:网络调查
       通过发起调查,在企业范围内广泛进行民意搜集,协助企业了解企业、员工真实情况,为高层决策系统提供最真实的信息。
三、诊断问题:如何在企业内部进行即时交流?
      对策一:企业的即时通讯工具—UTU
       可以实现企业内部人员的实时沟通、交流,可以支持单人会话、多人会话、文件传输、群组协作、截屏插图等。
      对策二:共享U8AIO的消息及任务
       UTU可搭建在 U8 All-in-One基础之上 ,用户在UTU中可以接收来自U8、CRM、PLM的系统消息,实时共享预警、业务通知、工作流任务的审批等消息及工作任务。
      对策三:支持多形式的业务通知
       用户在业务处理的过程中,可以通过UTU/门户/手机/邮件四种方式通知到相关的人员,比如业务主管在查看审批后的订单后,可以即时给客户发邮件并携带订单附件,业务主管可以把有问题的订单锁定后通知给生产人员、业务员等等。
      对策四:丰富的业务对接
       UTU提供标准接口,可与企业其他各种业务系统进行对接,除了能够获取与其集成的第三方系统的用户组织外,还支持用户自建,实现企业内人员与客户、供应商等相关外部人员的实时沟通。
四、诊断问题:如何实现OA与ERP的整合?
      对策一:表单直接生成凭证
      通过设置对应的科目和凭证定义,审批后的表单直接转化成ERP中的记账凭证
      对策二:消息共享
      通过整合人员组织等基础数据以及消息推送机制,门户消息、待办任务、预警信息可以共享,及时的进行业务预警和提醒
过程控制,规范管理
      帮助企业通过“表单+流程”的方式实现制度落地,实现上级对下级的过程监督和结果控制,提高管理能见度;随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性;是组织级体系化管理手段的实施平台。
敏捷组织,快速响应
      通过协同与邮件打通等手段,把外部信息的响应转化为内部协同,减少信息衰减;由下而上的信息呈报,缩短信息对称时间、过程;随需应变组建“跨部门”的动态项目团队;实现流程集成,内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应;移动协同,实时审批、处理。
整合系统,辅助业务沟通、协作和决策
      作为管理层以及全部组织成员的日常沟通和协作平台,通过单点登录关联其他应用,避免不同系统的多次登录;与 ERP 等其他业务系统实现数据级的整合应用,完成同一个业务流程的各节点之间的信息对称和辅助决策审批流程的支持,实现管理层在协同办公中对 ERP流程的审批,满足组织对现有业务系统相整合的扩展性需要,提升个人工作效率和减低组织管理成本。
改善沟通,共享知识,促进文化建设
      知识、经验、过程等信息集中存储、共享、统一管理;根据内容授权学习,方便、灵活。以协同、在线消息等功能打破沟通的时空局限性,扩展沟通手段。利用公告、新闻、调查功能采集大面积反馈。通过开设管理主题论坛,、增强组织成员参与的兴趣、加强沟通、辅助完成文化建设。
有效减少运营成本:实现无纸化办公,节约会议成本
      大大降低通讯费用;提升单兵效率,有效抑制人力数量增长。
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